Workflow

In Wimpel draait workflow om overzicht, controle en samenwerking. Medewerkers kunnen documenten voorbereiden en voorleggen, uitgevers kunnen orders en retourorders goedkeuren, en iedereen heeft inzicht in de volledige geschiedenis en status van elk document. Dit zorgt voor een transparante, betrouwbare en reproduceerbare manier van werken binnen de organisatie.

Goedkeuringen door medewerkers

Medewerkers spelen een belangrijke rol in het voorbereiden van documenten, zoals orders, retourorders en interne registraties. Zij kunnen:

• Documenten aanmaken en aanvullen
• Controleren of alle benodigde gegevens aanwezig zijn
• Een document markeren als gereed voor beoordeling

Wanneer een medewerker een document afrondt, wordt het gemarkeerd als Ingediend. Vanaf dat moment kan het niet meer vrij worden bewerkt en komt het automatisch in de wachtrij bij de juiste uitgever of verantwoordelijke rol.

Interne controles

Tijdens de voorbereiding zien medewerkers direct:

• Eventuele validatiefouten
• Verplichte velden die nog ontbreken
• Waarschuwingen die aandacht vereisen

Deze controles voorkomen fouten en vertragen het proces niet later in de keten.

Goedkeuren van orders en retourorders door uitgevers

Uitgevers hebben de bevoegdheid om documenten — vooral orders en retourorders — te beoordelen en goed te keuren. Het goedkeuringsproces ziet er doorgaans als volgt uit:

1. Ontvangst van een ingediend document
   Het document komt automatisch in de takenlijst van de verantwoordelijke uitgever.

2. Inhoudelijke beoordeling
   De uitgever controleert artikelregels, aantallen, prijzen, onderbouwingen en eventuele opmerkingen.

3. Goedkeuren of Afkeuren

   • Bij goedkeuring wordt het document meteen vrijgegeven en kan het verder worden verwerkt (bijv. export, levering, financiële verwerking).
   • Bij afkeuring gaat het document terug naar de medewerker, inclusief feedback.

4. Eventuele tweede controle
   In sommige processen kan een extra autorisatieniveau worden ingesteld, bijvoorbeeld voor hoge orderbedragen.

Structuur en traceerbaarheid

Goedkeuringsacties worden altijd gelogd, inclusief:

• Naam van de goedkeurder
• Datum en tijd
• Eventuele opmerkingen

Dit creëert een duidelijk, reproduceerbaar audit-trail.

Inzicht in documentstatus

De status van een document is op elk moment inzichtelijk. Veelvoorkomende statussen zijn:

• Geopend — document is in bewerking door een medewerker
• Ingediend — document wacht op beoordeling
• Vrijgegeven — document is goedgekeurd en staat vast
• Afgekeurd — document is teruggestuurd voor aanpassing

Statusvoortgang bekijken

De interface toont altijd:

• De huidige status
• Wie het document in behandeling heeft (medewerker of uitgever)
• Wat de volgende stap is

Daarnaast kunnen gebruikers filters en weergaven gebruiken om snel te zien:

• Welke documenten wachten op actie
• Welke documenten vandaag zijn vrijgegeven
• Welke documenten nog openstaande taken hebben

Activiteitenoverzicht: wat er allemaal gebeurd is

Elk document heeft een volledig activiteitenlogboek. Dit logboek bevat alle belangrijke acties, zoals:

• Aanmaken van het document
• Bewerken van regels of gegevens
• Indienen door een medewerker
• Goedkeuring of afkeuring
• Vrijgave
• Eventuele exports of vervolgacties

Voorbeeld van een activiteitentijdlijn

export default {
  document: 'Order #48293',
  timeline: [
    { action: 'Aangemaakt', by: 'M. Jansen', at: '2025-01-03 09:12' },
    { action: 'Ingediend', by: 'M. Jansen', at: '2025-01-03 09:45' },
    {
      action: 'Goedgekeurd',
      by: 'Uitgever P. de Vries',
      at: '2025-01-03 10:02',
    },
    { action: 'Vrijgegeven', by: 'Systeem', at: '2025-01-03 10:03' },
  ],
}